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Choisir un logiciel de ressources humaines est une tâche importante. Le logiciel que vous sélectionnez devra répondre à vos besoins pour les années à venir. Il convient ainsi de passer du temps à la recherche du meilleur logiciel. Et pour vous aider à trouver ce qui vous convient, lisez jusqu’à la fin ce guide.
Qu’est-ce qu’un logiciel de ressources humaines ?
Le logiciel de ressources humaines est conçu pour aider les employés et la direction à atteindre leur plein potentiel. Il est mis en œuvre par des entreprises de toutes tailles pour accroître la productivité et la satisfaction globale des employés. Cela peut-être un logiciel à installer dans vos ordinateurs et qui fonctionne avec ou sans connexion internet, ou encore un logiciel de planning en ligne qui fonctionne exclusivement avec un réseau internet.
Un logiciel efficace de gestion des ressources humaines intégrera le recrutement, l’intégration, la gestion des effectifs, la planification et la gestion du temps, les solutions de paie et la gestion stratégique du capital humain.
Les logiciels de gestion des ressources humaines sont parfois appelés systèmes de gestion des ressources humaines, gestion du capital humain et systèmes d’information des ressources humaines. Bien que chaque terme semble différent, ils font tous référence au système utilisé par une entreprise pour gérer efficacement ses employés.
Les ressources humaines sont complexes et contiennent d’innombrables composants. De même, les logiciels RH peuvent comprendre une myriade de fonctionnalités, allant du recrutement à l’intégration, en passant par la paie, à la gestion du temps, aux performances et à la rétention. Il existe différents types de solutions logicielles de ressources humaines. Il existe des logiciels traditionnels sur site, installés et utilisés sur des ordinateurs individuels. Aujourd’hui, toutefois, les logiciels en nuage sont plus répandus, et souvent préférés, principalement en raison de leurs fonctionnalités avancées et de leur accessibilité. En poussant la technologie un peu plus loin, les logiciels sur le cloud peuvent être compatibles avec les appareils mobiles, ce qui signifie que les employés peuvent accéder à des informations importantes non seulement à partir de leur ordinateur de bureau, mais aussi n’importe où et à tout moment, via leur ordinateur portable, leur smartphone ou leur tablette.
Quels sont les facteurs à prendre en compte lors de votre achat ?
Pour choisir le logiciel de gestion des ressources humaines adapté à vos besoins, tenez compte de ces facteurs importants.
Caractéristiques incluses
Avant de commencer à magasiner pour un logiciel de ressources humaines, prenez en compte toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin à partir de votre nouvelle plate-forme. Les fonctionnalités principales incluent les informations personnelles des employés, l’intégration, la gestion des congés et la gestion des régimes d’avantages sociaux. Les fonctionnalités supplémentaires peuvent inclure les envois de fonds des transporteurs ou la conformité aux lois.
Dressez une liste de toutes les fonctionnalités de votre nouveau logiciel de ressources humaines et commencez à magasiner. Comparez les fonctionnalités incluses dans les logiciels de chaque fournisseur avec votre liste de souhaits. Vous devriez être capable de trouver une solution qui répond à vos besoins.
L’évolutivité
Les besoins de votre entreprise ne resteront probablement pas les mêmes pour toujours. À l’avenir, vous aurez peut-être beaucoup plus d’employés ou des processus RH plus complexes. L’évolutivité signifie que votre logiciel de ressources humaines évoluera avec votre entreprise et continuera à répondre à vos besoins à l’avenir. Cela vous évite d’avoir à remplacer votre logiciel régulièrement à mesure que votre entreprise se développe.
Cherchez une solution pouvant s’adapter aux besoins de toutes les tailles. Certains fournisseurs proposent désormais des solutions pouvant convenir aux entreprises comptant entre 20 et 50 000 employés. Vous ne savez pas quelle taille prendra votre entreprise à l’avenir, mais avec un logiciel évolutif, vous serez prêt à tout.
Convivialité
Avez-vous déjà utilisé un logiciel qui n’était pas très intuitif ? Comme vous l’avez remarqué, l’apprentissage de ces plates-formes peut prendre beaucoup de temps et peut être frustrant et inefficace. C’est pourquoi la convivialité est un facteur important à prendre en compte lors de l’achat de logiciels de gestion des ressources humaines. Votre nouveau logiciel devrait être facile à apprendre pour vous et les autres utilisateurs.
Avant de vous engager dans une nouvelle solution logicielle, demandez un essai. Explorez le logiciel pendant toute la durée de la période d’essai et voyez comme il est facile de l’utiliser. Vous devrez peut-être tester plusieurs plates-formes avant de trouver celle que vous aimez.
Coût
Bien sûr, le coût est toujours un facteur auquel la gestion doit réfléchir. Le logiciel de gestion des ressources humaines que vous choisissez doit être adapté à votre budget actuel et doit rester abordable à l’avenir. Examinez attentivement les coûts des différentes plateformes de ressources humaines et déterminez celle qui convient le mieux aux finances de votre entreprise.
Les fournisseurs de logiciels RH ont différents modèles de tarification. Certains factureront un abonnement mensuel, le prix variant en fonction du nombre d’employés ou d’utilisateurs que vous avez. Au fur et à mesure que vous ajoutez plus d’employés ou d’utilisateurs, ces plates-formes deviennent plus chères. D’autres fournisseurs proposeront généreusement leurs plates-formes gratuitement, quel que soit le nombre d’employés ou d’utilisateurs que vous avez.
Expertise du vendeur
Certains fournisseurs de logiciels de ressources humaines ne sont que des sociétés de technologie. Ils conçoivent des produits pour les départements des ressources humaines, mais ne sont pas nécessairement des experts en matière de ressources humaines, comme les avantages sociaux ou les assurances. D’autres fournisseurs de logiciels ont des partenaires de confiance qui peuvent apporter leur expertise dans ces domaines.
Pour les propriétaires d’entreprise qui n’ont pas encore embauché leur premier employé en ressources humaines, cette expertise peut être inestimable. Ils peuvent obtenir les conseils dont ils ont besoin sur les avantages, l’assurance, la responsabilité et d’autres sujets liés aux ressources humaines. Avec ces conseils, vous pouvez prendre des décisions éclairées qui peuvent aider votre entreprise à se développer. À mesure que votre entreprise grandit et que vous commencez à recruter des professionnels des ressources humaines, vos conseillers de confiance peuvent toujours fournir une perspective extérieure à vos professionnels des ressources humaines.